CNB/GO, conversou com, Edith Costa Antunes Machado, advogada especializada em Direito Civil e Empresarial que esclareceu porque esses atos notariais são essenciais no combate a fraudes e na proteção dos direitos do cidadão no dia a dia
Em um cenário marcado pela crescente circulação de documentos, contratos e informações, a segurança jurídica se torna um elemento indispensável para a proteção dos direitos do cidadão e para a estabilidade das relações sociais e econômicas. Atos aparentemente simples, como o reconhecimento de firma e a autenticação de documentos, desempenham um papel fundamental na prevenção de fraudes, na confirmação da identidade das partes e na garantia de que a vontade manifestada em um documento seja respeitada e produza efeitos jurídicos válidos. Muito além da ideia de mera formalidade, esses serviços notariais representam instrumentos essenciais de confiança e credibilidade no cotidiano da população.
É nesse contexto que o Colégio Notarial do Brasil – Seção Goiás (CNB/GO) conversou com Edith Costa Antunes Machado, advogada especializada em Direito Civil e Empresarial, professora universitária e conselheira da Ordem dos Advogados do Brasil – Seção Goiás. A entrevista aprofunda o debate sobre a importância do reconhecimento de firma e da autenticação como mecanismos de proteção jurídica.
Confira na íntegra:
CNB/GO: Para começar, o que é o reconhecimento de firma e a autenticação de documentos, e qual a finalidade desses atos no sistema jurídico brasileiro?
Edith Costa: O reconhecimento de firma é um ato exclusivo dos tabeliães de notas, previsto no artigo 7º, inciso IV, da Lei nº 8.935 de 1994, conhecida como Lei dos Cartórios. Por meio desse ato, o tabelião atesta, com fé pública, a autenticidade ou a semelhança da assinatura aposta em determinado documento, conferindo segurança jurídica à manifestação de vontade ali expressa. A forma como o reconhecimento de firma deve ser realizado, seja por autenticidade ou por semelhança, é disciplinada em cada Estado pelo respectivo Código de Normas da Corregedoria Geral da Justiça, editado pelo Tribunal de Justiça estadual, o que assegura controle, padronização e fiscalização da atividade notarial.
Para que o reconhecimento de firma seja possível, o cartório mantém arquivada a ficha de firma do signatário, que serve como padrão de comparação da assinatura. Embora essa ficha não possua validade jurídica autônoma, é fundamental que esteja sempre atualizada, justamente para evitar questionamentos futuros, sobretudo diante das alterações naturais do traço gráfico ao longo do tempo. A finalidade do reconhecimento de firma, sob a ótica legal, é atestar a autenticidade ou a correspondência da assinatura lançada em um documento, atribuindo fé pública e segurança jurídica ao ato. Por essa razão, o reconhecimento é obrigatório em situações específicas, como em determinados atos imobiliários, e comumente exigido por órgãos públicos e instituições financeiras, especialmente quando estão envolvidos efeitos patrimoniais relevantes, como forma de prevenção a fraudes.
Embora a Lei nº 13.726 de 2018 tenha promovido a desburocratização e afastado a exigência de reconhecimento de firma para diversos atos administrativos, isso não esvazia a importância do instituto. Ao contrário, sempre que o documento puder gerar consequências jurídicas relevantes, o reconhecimento de firma continua sendo um instrumento legítimo e eficaz para assegurar a validade dos atos, a autenticidade das assinaturas e a confiança nas relações jurídicas.
CNB/GO: Por que esses serviços realizados em cartório de notas são considerados instrumentos importantes no combate a fraudes documentais?
Edith Costa: Os serviços realizados em cartório de notas são instrumentos relevantes no combate a fraudes documentais justamente porque envolvem a atuação de agentes investidos de fé pública, cujos atos produzem presunção de veracidade e legitimidade. O tabelião não atua de forma discricionária ou informal, mas dentro de um regime jurídico rigoroso, com deveres legais de cautela, identificação das partes e verificação da regularidade formal dos documentos apresentados. Essa atuação qualificada reduz significativamente o risco de falsificação de assinaturas, adulteração de documentos e utilização indevida da identidade de terceiros.
Além disso, trata se de um serviço público exercido em caráter privado por delegação do Estado, o que reforça o grau de responsabilidade envolvido na prática dos atos notariais. Os cartórios estão sujeitos à fiscalização permanente do Poder Judiciário, por meio das Corregedorias Gerais da Justiça, e respondem civil, administrativa e penalmente por eventuais irregularidades. Essa combinação entre fé pública, responsabilidade jurídica e controle estatal confere aos atos notariais uma função essencialmente preventiva, protegendo não apenas as partes diretamente envolvidas, mas também terceiros e a própria segurança das relações jurídicas.
CNB/GO: Em quais situações do dia a dia do cidadão o reconhecimento de firma é exigido por lei ou por segurança jurídica? (ex.: contratos, autorizações, transferências, declarações)
Edith Costa: No dia a dia do cidadão, o reconhecimento de firma aparece em inúmeras situações nas quais é necessário conferir maior segurança jurídica à manifestação de vontade expressa em um documento. Ele é comum em contratos particulares de compra e venda, locação, confissão de dívida e prestação de serviços, especialmente quando não há intervenção direta de escritura pública. Também é frequentemente exigido em declarações e autorizações, como aquelas relacionadas à cessão de direitos, anuências, termos de responsabilidade e autorizações para viagem de menores, sobretudo quando envolvem deslocamentos internacionais.
Outro exemplo recorrente está na transferência de veículos, em que o reconhecimento de firma por autenticidade é indispensável para assegurar que o proprietário realmente manifestou sua vontade de alienar o bem. Da mesma forma, instituições financeiras costumam exigir o reconhecimento de firma em contratos bancários, abertura ou encerramento de contas, garantias, avais e instrumentos que envolvam valores elevados. No âmbito empresarial, o reconhecimento é utilizado em alterações contratuais, atas, distratos, contratos entre sócios e documentos que produzem efeitos perante terceiros.
Ainda no relacionamento com a administração pública, o reconhecimento de firma é solicitado na apresentação de documentos a órgãos públicos, autarquias e concessionárias de serviços, especialmente quando há impacto patrimonial ou responsabilidade pessoal envolvida. Mesmo nos casos em que a lei não impõe expressamente a exigência, o reconhecimento de firma funciona como um mecanismo de proteção, evitando questionamentos futuros quanto à autoria da assinatura e reduzindo o risco de litígios. Em síntese, sempre que o documento puder gerar efeitos jurídicos relevantes, o reconhecimento de firma se apresenta como uma medida prudente e preventiva.
CNB/GO: Qual é a diferença entre o reconhecimento de firma por semelhança e por autenticidade?
Edith Costa: A diferença entre o reconhecimento de firma por semelhança e por autenticidade está diretamente relacionada ao grau de segurança jurídica que cada modalidade oferece e à forma como o tabelião confirma a autoria da assinatura. No reconhecimento por semelhança, o tabelião realiza a comparação entre a assinatura aposta no documento e o padrão gráfico previamente arquivado no cartório, constante da ficha de firma do signatário. Ao constatar que as assinaturas são compatíveis, certifica a semelhança entre elas. Trata se de uma modalidade amplamente utilizada em situações de menor risco jurídico, justamente porque o signatário não precisa estar presente no momento do ato.
Já no reconhecimento de firma por autenticidade, a lógica é distinta. Nesse caso, há a presença física do signatário perante o tabelião ou seu preposto autorizado, que realiza a identificação formal da pessoa por meio de documentos oficiais e acompanha a assinatura do documento ou confirma que a assinatura já lançada é de sua autoria. O tabelião, então, atesta não apenas a correspondência gráfica da assinatura, mas a própria identidade do signatário no momento da prática do ato. Por essa razão, o reconhecimento por autenticidade oferece um grau significativamente maior de segurança, pois elimina dúvidas quanto à autoria e reduz de forma substancial o risco de fraudes.
A escolha entre uma modalidade e outra deve levar em conta a natureza do ato, os efeitos jurídicos que ele produzirá e o nível de risco envolvido. Quanto maiores forem as consequências patrimoniais ou pessoais decorrentes do documento, maior deve ser o grau de cautela adotado, razão pela qual o reconhecimento por autenticidade é exigido ou recomendado em situações mais sensíveis.
CNB/GO: Em que casos o reconhecimento por autenticidade é o mais indicado ou obrigatório?
Edith Costa: O reconhecimento de firma por autenticidade é o mais indicado, e em alguns casos obrigatórios, sempre que o documento envolver maior risco jurídico ou puder produzir efeitos patrimoniais ou pessoais relevantes. Isso ocorre porque, nessa modalidade, há a certeza de que a assinatura foi aposta ou confirmada pela própria pessoa, devidamente identificada perante o tabelião, o que confere um nível elevado de segurança ao ato praticado.
Um exemplo clássico é a transferência de veículos, em que o reconhecimento por autenticidade é exigido justamente para evitar fraudes, vendas não autorizadas ou a utilização indevida do nome do proprietário. O mesmo raciocínio se aplica a atos que envolvem a disposição de patrimônio, como determinados negócios imobiliários, cessões de direitos, confissões de dívida, garantias e contratos que movimentam valores expressivos. Nesses casos, a exigência decorre da necessidade de assegurar que a manifestação de vontade foi livre, consciente e partiu efetivamente da pessoa identificada.
O reconhecimento por autenticidade também é essencial em atos de natureza pessoal sensível, como autorizações para viagem de menores ao exterior, renúncia de direitos, outorgas de poderes relevantes por meio de procurações e documentos que possam gerar responsabilidades significativas para o signatário. Em todas essas hipóteses, a presença do interessado perante o tabelião funciona como uma proteção adicional, tanto para quem assina quanto para terceiros, reduzindo o risco de questionamentos futuros e contribuindo para a estabilidade das relações jurídicas.
CNB/GO: Como esses atos ajudam a garantir que a pessoa que assinou um documento é, de fato, quem diz ser?
Edith Costa: Esses atos se baseiam na identificação formal do signatário por meio de documentos oficiais e, no caso do reconhecimento por autenticidade, na confirmação presencial da assinatura. O tabelião estabelece um vínculo seguro entre a identidade civil da pessoa, sua assinatura e o ato praticado, o que dificulta fraudes e confere elevada força probante ao documento.
- Do ponto de vista jurídico, quais riscos o cidadão corre ao assinar um documento sem reconhecimento de firma quando ele seria recomendável?
Do ponto de vista jurídico, assinar um documento sem reconhecimento de firma, quando ele seria recomendável, expõe o cidadão a uma série de riscos que muitas vezes só se revelam no momento de um conflito. O principal deles é a fragilização da força probatória do documento, já que, diante de uma controvérsia judicial ou administrativa, a assinatura pode ser facilmente impugnada pela parte contrária. Nessa hipótese, o ônus de comprovar a autoria da assinatura recai sobre quem pretende se valer do documento, o que pode exigir produção de prova pericial, prolongar o processo e aumentar significativamente os custos da demanda.
Além disso, a ausência do reconhecimento de firma pode comprometer a própria eficácia do ato, especialmente quando se trata de documentos que produzem efeitos perante terceiros ou instituições. Contratos, declarações e autorizações podem deixar de ser aceitos por órgãos públicos, instituições financeiras ou parceiros comerciais, gerando entraves administrativos, atrasos na concretização do negócio e até a invalidação prática do ajuste firmado. Em situações mais sensíveis, há ainda o risco de imputação indevida de obrigações ou responsabilidades, sobretudo quando terceiros se valem de documentos assinados sem qualquer mecanismo formal de verificação da autoria.
Sob uma perspectiva preventiva, o reconhecimento de firma funciona como uma medida simples, mas extremamente eficaz, para evitar litígios futuros. Ele confere maior segurança às partes envolvidas, reduz a margem para alegações de falsidade ou desconhecimento do conteúdo assinado e contribui para a estabilidade das relações jurídicas. Assim, deixar de reconhecer firma quando isso seria prudente pode representar uma economia aparente, mas que, na prática, pode resultar em prejuízos jurídicos e patrimoniais muito mais expressivos.
- A autenticação de documentos também contribui para a prevenção de fraudes? Como funciona esse processo na prática?
A autenticação de documentos também desempenha um papel relevante na prevenção de fraudes, justamente porque assegura que a cópia apresentada corresponde fielmente ao documento original. Sem esse controle, abre se espaço para alterações indevidas, supressão de informações, acréscimos não autorizados ou até a substituição de páginas, situações que podem comprometer a validade do documento e gerar prejuízos jurídicos relevantes.
Na prática, o procedimento de autenticação ocorre mediante a apresentação do documento original ao cartório, que realiza a conferência minuciosa entre o original e a cópia. Uma vez verificada a correspondência integral entre ambos, o tabelião ou seu preposto certifica essa conformidade, atribuindo à cópia autenticada valor jurídico equivalente ao do original para fins de prova. Isso permite que o cidadão utilize a cópia em procedimentos administrativos, judiciais ou negociais, sem a necessidade de circular com o documento original, reduzindo riscos de extravio ou dano.
A autenticação é amplamente exigida em processos administrativos, licitações, procedimentos judiciais, operações bancárias e relações contratuais em geral, justamente porque garante a integridade da informação e a confiabilidade do documento apresentado. Trata se, portanto, de um mecanismo simples, mas essencial, para preservar a segurança jurídica, evitar fraudes documentais e assegurar que os documentos utilizados nas mais diversas esferas reflitam, de forma fiel, a realidade jurídica que representam.
- Muitas pessoas veem esses atos como mera burocracia. Por que essa percepção é equivocada?
Muitas pessoas enxergam o reconhecimento de firma e a autenticação como meras formalidades burocráticas porque, em regra, seus efeitos são preventivos e silenciosos. Quando tudo ocorre corretamente, esses atos passam quase despercebidos. O problema é que a real dimensão da sua importância costuma ser percebida apenas quando surgem situações de fraude, falsificação ou contestação de documentos, momentos em que a ausência dessas cautelas gera insegurança, prejuízos financeiros e longos conflitos judiciais.
A percepção de burocracia decorre, muitas vezes, do desconhecimento sobre a função desses atos no sistema jurídico. O reconhecimento de firma e a autenticação não existem para dificultar a vida do cidadão, mas para proteger sua manifestação de vontade, seu patrimônio e suas relações jurídicas. São mecanismos que evitam discussões futuras sobre autoria, conteúdo e validade dos documentos, reduzindo a judicialização e conferindo maior estabilidade aos negócios e às relações pessoais e profissionais.
Quando se compara o custo e o tempo envolvidos na prática desses atos com os prejuízos decorrentes de fraudes, contratos invalidados ou litígios prolongados, fica evidente que não se trata de burocracia, mas de uma medida de cautela necessária. Em geral, só após enfrentar problemas concretos é que o cidadão percebe que essas formalidades, longe de serem excessivas, funcionam como instrumentos eficazes de proteção e segurança jurídica.
- Como o reconhecimento de firma e a autenticação fortalecem a confiança nas relações jurídicas e nos negócios do dia a dia?
O reconhecimento de firma e a autenticação fortalecem a confiança nas relações jurídicas e nos negócios do dia a dia porque funcionam como garantias mínimas de autenticidade, identidade e integridade dos documentos que circulam na sociedade. Quando as partes sabem que um documento passou por um controle formal, realizado por agente dotado de fé pública, há maior previsibilidade quanto aos efeitos daquele ato e menor espaço para dúvidas ou contestações futuras.
Essa confiança é essencial tanto nas relações pessoais quanto nas empresariais. Contratos, autorizações, declarações e instrumentos particulares passam a ser vistos como manifestações legítimas de vontade, aptas a produzir efeitos jurídicos com maior estabilidade. Isso favorece a segurança dos negócios, reduz conflitos e contribui para que as relações se desenvolvam com base na boa-fé e na credibilidade recíproca entre as partes.
Além disso, ao conferir autenticidade e validade aos documentos, esses atos reforçam a confiança nas próprias instituições e no sistema jurídico como um todo. A existência de mecanismos preventivos, capazes de reduzir fraudes e litígios, cria um ambiente mais seguro para a circulação de direitos, para a atividade econômica e para a atuação do Estado, beneficiando não apenas quem utiliza diretamente o serviço, mas a sociedade de forma geral.
- Que orientação a senhora daria ao cidadão para usar esses serviços de forma consciente e preventiva?
A principal orientação ao cidadão é compreender que o serviço notarial deve ser visto como um aliado na prevenção de problemas futuros e não apenas como uma exigência formal. Sempre que um documento puder gerar efeitos jurídicos relevantes, envolver patrimônio, direitos, obrigações ou responsabilidades, é recomendável buscar o cartório de notas para avaliar a necessidade do reconhecimento de firma ou da autenticação, optando pela modalidade mais adequada ao caso concreto.
Agir de forma preventiva evita questionamentos posteriores, reduz o risco de fraudes e confere maior tranquilidade às relações jurídicas. Muitas controvérsias que chegam ao Judiciário poderiam ser evitadas com cautelas simples adotadas no momento da assinatura do documento. Por isso, utilizar conscientemente esses serviços é uma forma de proteção ao próprio cidadão, ao seu patrimônio e às relações que estabelece, contribuindo para um ambiente jurídico mais seguro e confiável.